Просмотр

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на '''внутреннюю''' и '''внешнюю''' деловую переписку. '''Внутренняя деловая переписка''' ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. '''Внешняя деловая переписка''' ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют '''официальными письмами'''.

По содержанию и назначению выделяют '''распорядительные''', '''отчетные''', '''справочные''', '''плановые''' и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают '''управленческие''', '''научные''', '''технические''', '''производственные''', '''финансовые''' и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть '''открытого пользования (доступа)''', '''ограниченного доступа''' и '''конфиденциального характера'''.

Документы разделяют по срокам исполнения на '''срочные''', '''второстепенные''', '''итоговые''' и '''периодические''', а по критерию первичности происхождения различают '''оригинал''' (первый экземпляр) и '''копию''' (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденской (служебной) документации составляют '''управленческие документы'''. 

'''Официальные письма'''. В основе классификации '''официально-деловой переписки''' лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на '''деловую''' и '''коммерческую'''. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть '''деловой корреспонденцией'''. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к '''коммерческой корреспонденции''' (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают '''письма, требующие письма-ответа''', и '''письма, не требующие письма-ответа'''. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По особенностям композиции различают '''одноаспектные''' и '''многоаспектные''' письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии — гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо — письмо-приглашение и т.д. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: ''гарантируем'', ''приглашаем'', ''сожалеем''.

По структурным признакам деловые письма делят на '''регламентированные''' (стандартные) и '''нерегламентированные''' (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них существенно отличается от жесткой структуры обычных официальных писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. ('''Реквизиты''' — это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов). Требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов определены ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

'''Государственный герб Российской Федерации''' (для бланков государственных предприятий). Изображение герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

'''Эмблема'''. Эмблема организации — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

'''Наименование организации-адресанта''' документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

 &nbsp;<p align=center>МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО<br>
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ<br>
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ<br>
Донской государственный<br>
технический университет<br>
(ДГТУ)<br></p>


Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

 '''ТЕХКОН''' Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России<br>
 '''ТЕСНСОМ'''  Official Sales +Service Dealer for THERMO KING in South of Russia

'''Справочные данные об организации''' содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный адреса, номера телефонов, телетайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименование банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

'''Почтовый адрес отправителя''' должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятым в России) и на иностранном языке, чаще всего английском (по международным правилам написания адреса).

'''Дата'''. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.01 (возможен обратный вариант 01.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 2011 года.

'''Регистрационный номер документа''', индекс письма является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистрационному журналу.

'''Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа'''. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на № 02-05/71 от 27.05.2000.
Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже. Например:


{| border=0 width=80%
 | width=70%|&nbsp;
 | width=30%|Министерство общего и профессионального<br> 
образования Российской Федерации<br>
 |-
 | width=70%|<p align=right>Управление по работе с иностранными учащимися</p>
 | width=30%|&nbsp; 
  |}

 
Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата — в дательном:


{| border=0 width=80%
 | width=70%|&nbsp;
 | width=30%|Министерство общего и профессионального<br> 
образования Российской Федерации
 |-
 | width=70%|<p align=right>Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву</p>
 | width=30%|&nbsp; 
  |}

 
Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается:


{| border=0 width=80%
 | width=70%|&nbsp;
 | width=30%|Начальнику отдела статистики<br>
Министерства общего и<br>
профессионального образования<br>
Российской Федерации
   |}
 

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.

'''Заголовок к тексту'''. Указывает на содержание документа с предлогом ''О'' без кавычек: ''О подготовке проекта договора''. Не рекомендуется употреблять слова ''«касательно» (кас.)'', ''«касается»''. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок в кавычки не заключается, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

'''Текст'''. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, решения). Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

'''Отметка о наличии приложения'''. При наличии их в документе делается запись в форме: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.».

'''Подпись'''. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

 Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:


{|border=0 width=80%
 |width=25%|&nbsp;
 |width=25%|Директор фабрики<br>(личная подпись)<br>В. М. Степанов
 |width=25%|Директор магазина<br>(личная подпись)<br>А. П. Миронов
  |}


'''Отметка об исполнителе''' размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: ''«Васильев Виктор Иванович 32-45-78»''.

'''Отметка об исполнении документа и направлении его в дело'''. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова ''«в дело»'' и номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит '''«Отметка о поступлении документа в организацию»''' проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости — часы и минуты

=Требования к языку и стилю документов=

Стиль изложения в деловых посланиях — формально-логический. Его основные признаки: нейтральность, надличностный характер изложения, унификация (сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. 

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена '''точностью словоупотребления''', т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: ''представить'' (предъявить, показать: представить справку) — ''предоставить'' (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо: предоставить отпуск); ''проводить'' (осуществлять что-либо: проводить совещание) — ''производить'' (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова ''построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска — «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое)'' различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания ''построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку''; сочетания же ''возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом'' стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, ''пересадка'' вместо ''трансплантация''; ''кардан'' вместо ''карданное устройство'' и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, ''дострой'' вместо ''завершение строительства''; ''незавершенка'' вместо ''незавершенное строительство'', ''студенты-дневники'' вместо ''студенты дневного обучения'', ''безнал'', ''безналичка'' вместо ''безналичный расчет''.

'''Термины''', употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
* дать официальное определение термина, например: '''факторинг''' — продажа права на взыскание долгов;
* уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано '''форс-мажорными''' обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
* убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное '''использование заимствованных слов'''. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: ''паблисити'' вместо ''реклама''; ''известность'', ''популярность''; ''эксклюзивный'' вместо ''исключительный''; ''апеллировать'' вместо ''обращаться''.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не ''при сем направляем'', а ''направляем''; не ''сего года'', а ''этого года (текущего года)''; не ''настоящим сообщаем'', а ''сообщаем''; не ''настоящим акт составлен'', а ''акт составлен''.

При '''употреблении числительных''' в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры — цифрой (не более ''пяти рейсов'', но ''9 кг''). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (''Сто наименований компакт-дисков'', но ''комиссия забраковала 15 объектов''). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (''до 16-го разряда''). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:
# Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
# Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
# Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
# Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

=Речевой этикет в документе=

'''Этикет''' — установленный порядок поведения. '''Деловой этикет''' — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др. 

'''Обращение''' — это апелляция к личности адресата. Задача обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: ''Уважаемый господин'' ...(фамилия)! ''Уважаемая госпожа'' ... (фамилия)! ''Уважаемые господа!''

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: ''Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!''

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: ''Уважаемый Владимир Андреевич!'' При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: ''Уважаемые коллеги!'' Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: ''С уважением.''

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

 Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-лето-2000...;<br>
 Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса...;<br>
 Напоминаем, что срок выполнения договора ... истекает...

Формула обращения от первого лица единственного числа ''прошу, предлагаю, приглашаю'' используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества.

 На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.<br>
 Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.<br>

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:

 Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, '''к сожалению''', около 7%.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: ''Благодарим Вас за своевременный ответ ...''; ''Позвольте выразить признательность за участие в ....''

По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например:

 '''С удовольствием''' приглашаю Вас принять участие в...<br>
 '''Имею честь''' пригласить Вас...<br>
 Мы были бы '''рады''' видеть Вас на...

Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа ''Будьте так любезны'' или ''Не откажите в любезности сообщить'' и подобные им неуместны в деловых письмах.

С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример использования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:

 Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное '''закручивание гаек''', и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.<br>
 С уважением &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Подпись
 
	
Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный выбор слов и выражений.