Документы Google

Документы Google дают пользователям уникальную возможность хранить свою информацию (текстовые документы, таблицы, презентации) не на отдельной личной машине, а в сети Интернет, предоставляя другим пользователям доступ к ней и даже права редактирования.

Такой Интернет-офис имеет очевидные преимущества:

• к своим документам всегда можно получить доступ с любого компьютера, подключенного к сети Интернет
• документы можно редактировать не только самому автору, но и группе соавторов

Приложение Документы Google предоставляет следующие возможности работы с файлами:

• Создание нового объекта (команда Новый). Это может быть документ, таблица, презентация или папка.
• Загрузка файла (команда Загрузить) загружается файл из сети (в этом случае нужно указать URL-адрес документа) или с локальной машины.
• Открыть документ для чтения и редактирования (команда Сделать общими)
• Пометить документ ярлыками (команда Переместить).

Типы файлов, которые можно загружать:

1. Документы (до 500 КБ): HTML-файлы и текстовые файлы (.txt). Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) и StarOffice (.sxw).
2. Презентации (до 10 МБ с вашего компьютера, 2 МБ из Интернета, 500 КБ по электронной почте) Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps).
3. Таблицы (до 1 Мб) Текст с разделителями-запятыми (.csv). Таблица Microsoft Excel (.xls) или OpenDocument (.ods).
4. Файлы в формате PDF (до 10 Мб при загрузке с компьютера и до 2 Мб при загрузке из Интернета)

Публикация документа в сети

Для того, чтобы опубликовать документ (текст, электронную таблицу или презентацию) для всеобщего просмотра (читатели смогут только просматривать документ, но не смогут его редактировать) необходимо сделать следующее:

• Войти в приложение документы Google по адресу: http://docs.google.com, используя аккаунт Google (адрес электронной почты и пароль). Для входа вы можете использовать также аккаунт, полученный при регистрации электронной почты Gmail.

• В открывшемся окне кликните по кнопке Загрузить

• Кликните по строке Выбрать файлы для загрузки и в появившемся диалоговом окне укажите файл для загрузки, а затем кликните по кнопке Начать загрузку.

Файл:Google doc1.gif Для совместной работы с документами следует предоставить доступ для просмотра или редактирования загруженного файла.

• Откройте загруженный документ и кликните в правом верхнем углу список команд кнопки Открыть доступ.
• Выполните команду Опубликовать в Интернете.

• В появившемся диалоговом окне выберите команду Начать публикацию

• Вид окна изменится и будет доступна ссылка на документ, которую можно разместить в блоге, на вики-странице, отправить по электронной почте для ознакомления с документом. Документ будет доступен для просмотра.

Для организации совместной деятельности в опубликованном документе необходимо предоставить всем (или отдельным пользователям) права для редактирования.

• В меню кнопки Открыть доступ выберите команду Настройки совместного доступа. В диалоговом окне указано, кто является владельцем документа.

• Выберите команду Изменить. В диалоговом окне укажите параметры: Общедоступно в Интернете и Изменять может любой пользователь. Кликните по кнопке Сохранить.

• В появившемся диалоговом окне будет размещена ссылка на ваш

Более подробную информацию о настройках читайте на сайте Google.

• • Опубликовать/встроить – для презентации
• В следующем окне необходимо поставить отметку в поле Автоматически выполнять повторную публикацию после внесения изменений, а затем нажать кнопку Опубликовать документ.
• После прочтения подтверждения о публикации вашего документа скопируйте ссылку на опубликованный документ, которую затем вы можете вставить в другой документ или переслать по электронной почте и т.д. (см. рис. ниже)
  • На этом этапе для публикуемой презентации можно указать размер (малая, средняя, большая), для электронной таблицы можно выбрать публикуемые элементы (все листы или выборочные).
• Затем нажмите кнопку Опубликовать документ повторно.

Теперь ваш документ опубликован в сети и доступен для просмотра любым пользователям. Вам достаточно лишь выслать по электронной почте (или опубликовать в сети) ссылку на ваш документ, чтобы желающие могли просмотреть его.

Сотрудничество при использовании документов

Вы можете публиковать документы как для всеобщего просмотра, так и для просмотра определенным кругом пользователей. Также вы можете дать возможность определенным пользователям редактировать ваши документы. Для того, чтобы определить возможности сотрудничества, используйте раздел Совместный доступ.