Документы Google

Документы Google дают пользователям уникальную возможность хранить свою информацию (текстовые документы, таблицы, презентации) не на отдельной личной машине, а в сети Интернет, предоставляя другим пользователям доступ к ней и даже права редактирования.

Такой Интернет-офис имеет очевидные преимущества:

• к своим документам всегда можно получить доступ с любого компьютера, подключенного к сети Интернет
• документы можно редактировать не только самому автору, но и группе соавторов

Приложение Документы Google предоставляет следующие возможности работы с файлами:

• Создание нового объекта (команда Новый). Это может быть документ, таблица, презентация или папка.
• Загрузка файла (команда Загрузить) загружается файл из сети (в этом случае нужно указать URL-адрес документа) или с локальной машины.
• Открыть документ для чтения и редактирования (команда Сделать общими)
• Пометить документ ярлыками (команда Переместить).

Типы файлов, которые можно загружать:

1. Документы (до 500 КБ): HTML-файлы и текстовые файлы (.txt). Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) и StarOffice (.sxw).
2. Презентации (до 10 МБ с вашего компьютера, 2 МБ из Интернета, 500 КБ по электронной почте) Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps).
3. Таблицы (до 1 Мб) Текст с разделителями-запятыми (.csv). Таблица Microsoft Excel (.xls) или OpenDocument (.ods).
4. Файлы в формате PDF (до 10 Мб при загрузке с компьютера и до 2 Мб при загрузке из Интернета)

Публикация документа в сети

Для того, чтобы опубликовать документ (текст, электронную таблицу или презентацию) для всеобщего просмотра (читатели смогут только просматривать документ, но не смогут его редактировать) необходимо сделать следующее:

• Войти в приложение документы Google по адресу: http://docs.google.com, используя аккаунт Google (адрес электронной почты и пароль). Для входа вы можете использовать также аккаунт, полученный при регистрации электронной почты Gmail.

• В открывшемся окне кликните по кнопке Загрузить

• Кликните по строке Выбрать файлы для загрузки и в появившемся диалоговом окне укажите файл для загрузки, а затем кликните по кнопке Начать загрузку.

Файл:Google doc1.gif Для совместной работы с документами следует предоставить доступ для просмотра или редактирования загруженного файла.

• Откройте загруженный документ и кликните в правом верхнем углу список команд кнопки Открыть доступ.
• Выполните команду Опубликовать в Интернете.

• В появившемся диалоговом окне выберите команду Начать публикацию

• Вид окна изменится и будет доступна ссылка на документ, которую можно разместить в блоге, на вики-странице, отправить по электронной почте для ознакомления с документом. Документ будет доступен для просмотра.

Для организации совместной деятельности в опубликованном документе необходимо предоставить всем (или отдельным пользователям) права для редактирования.

• В меню кнопки Открыть доступ выберите команду Настройки совместного доступа. В диалоговом окне указано, кто является владельцем документа.

• Выберите команду Изменить. В диалоговом окне укажите параметры: Общедоступно в Интернете и Изменять может любой пользователь. Кликните по кнопке Сохранить.

• В появившемся диалоговом окне будет размещена ссылка документ, который будет доступен для редактирования. Скопируйте ее и разместите на вики-странице, в блоге или перешлите по электронной почте.

• Обратите внимания, что в списке документов у данного файла будет стоять статус Я для всех.

Более подробную информацию о настройках читайте на сайте Google.

После размещения презентации в документах Google используйте команду Опубликовать/встроить, находящуюся в списке команд кнопки Открыть доступ. На этом этапе можно настроить проигрыватель для вашей презентации: выбрать размер, время смены слайдов и др. Скопируйте ссылку на презентацию и разместите на вики-странице, в блоге или перешлите по электронной почте.

Для предоставления совместного доступа работы над презентацией вернитесь к списку ваших документов и галочкой отметьте презентацию. Кликните по кнопке Открыть доступ и выберите команду Настройки совместного доступа. Выберите команду Изменить.

Сотрудничество при использовании документов

Вы можете публиковать документы как для всеобщего просмотра, так и для просмотра определенным кругом пользователей. Также вы можете дать возможность определенным пользователям редактировать ваши документы. Для того, чтобы определить возможности сотрудничества, используйте раздел Совместный доступ.