Правила оформления служебных документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирова­ния, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих раз­делить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразде­лениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного со­подчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными орга­низациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, на­зывают официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядитель­ные, отчетные, справочные, плановые и другие виды доку­ментов, каждый из которых характеризуется общностью тре­бований, предъявляемых к содержанию и языковому оформ­лению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация, различа­ют управленческие, научные, технические, производст­венные, финансовые и другие виды документов. По факто­ру доступности документируемой информации документы мо­гут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по крите­рию первичности происхождения различают оригинал (пер­вый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) доку­мента.

В последнее время выделяют еще один классификацион­ный признак — форма отправления официально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое зна­чение (договоры, предложения), высылаются обычными почто­выми отправлениями.

Ядро учрежденской (служебной) документации составля­ют управленческие документы.

Официальные письма. В основе классификации офици­ально-деловой переписки лежат различные классификацион­ные признаки. Так, например, по тематическому признаку офи­циально-деловую корреспонденцию достаточно условно разде­ляют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при за­ключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предло­жения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, тре­бующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, пись­мо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа со­проводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель — фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного пись­ма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выраже­ние гарантии — гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо — письмо-приглашение и т.д. Многоаспект­ным считается письмо, содержащее однотипные и разнотип­ные аспекты — просьбы, извинения, гарантии. Каждому из су­ществующих аспектов содержания письма соответствуют тра­диционно сложившиеся языковые модели, содержащие клю­чевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.

По структурным признакам деловые письма делят на рег­ламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осу­ществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержа­ния, но и использование стандартных языковых и синтаксиче­ских конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех эле­ментов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, от­ражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том чис­ле выразительных. Принцип построения текста в них сущест­венно отличается от жесткой структуры обычных официаль­ных писем, приближаясь то к обычному повествованию (исто­рия вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеж­дающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

При составлении документа особое значение имеет оформ­ление всех его реквизитов. (Реквизиты — это обязательные признаки, установленные зако­ном или распорядительными положениями для отдельных видов документов). Требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов определены ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственный герб Российской Федерации (для блан­ков государственных предприятий). Изображение герба поме­щается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации — условное (символиче­ское) графическое изображение, зарегистрированное в уста­новленном порядке, располагается слева от наименования ор­ганизации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном докумен­те. Над наименованием организации-отправителя может ука­зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини­стерства или ведомства; в коммерческих организациях — на­именование консорциума или промышленно-финансовой груп­пы), в систему которой входит данная организация.

 

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Донской государственный
технический университет
(ДГТУ)

Если в учредительном документе название организации бы­ло повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России

ТЕСНСОМ  Official Sales +Service Dealer for THERMO KING in South of Russia

Справочные данные об организации содержат сведе­ния, важные для организации при информационных контак­тах: почтовый и телеграфный адреса, номера телефонов, те­летайпа, электронной почты; номер счета в банке, наименова­ние банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотре­нию организации.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России. Если органи­зация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, ад­рес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятым в России) и на иностранном языке, чаще всего английском (по междуна­родным правилам написания адреса).

Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. На­пример: 22.06.01 (возможен обратный вариант 01.06.22). В фи­нансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 2011 года.

Регистрационный номер документа, индекс письма явля­ется условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на № 02-05/71 от 27.05.2000. Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае долж­ностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пи­шется в именительном падеже. Например:

 

Министерство общего и профессионального
образования Российской Федерации

Управление по работе с иностранными учащимися
 

Если документ адресуется не только в определенную орга­низацию, но и конкретному лицу, то название организации ста­вится в именительном падеже, а название должности и фами­лия адресата — в дательном:

 

Министерство общего и профессионального
образования Российской Федерации

Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву
 

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то на­именование организации входит в состав наименования долж­ности, а название организации отдельно не указывается:

 

Начальнику отдела статистики
Министерства общего и
профессионального образования
Российской Федерации

Если документ адресуется частному лицу, то вначале ука­зывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получа­теля.

Заголовок к тексту. Указывает на содержание докумен­та с предлогом О без кавычек: О подготовке проекта до­говора. Не рекомендуется употреблять слова «касательно» (кас.), «касается». Точка в конце заголовка не ставится. За­головок в кавычки не заключается, пишется с прописной бук­вы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регист­рационный номер и дату документа».

Текст. Это содержание письма, которое может оформлять­ся в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированно­го) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация про­изводится арабскими цифрами. Обычно текст состоит из вве­дения с объяснением причин написания письма и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, решения). Текст официального письма может вклю­чать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменно­го официально-делового общения.

Отметка о наличии приложения. При наличии их в до­кументе делается запись в форме: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.».

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено­вание должности лица, подписавшего документ, личная под­пись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название уч­реждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Плесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последо­вательности, соответствующей иерархии занимаемых должно­стей.

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фабрики (личная подпись) В. М. Степанов

Директор магазина (личная подпись) А. П. Миронов

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем уг­лу лицевой или оборотной стороны последнего листа докумен­та и включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) испол­нителя документа и номер его телефона, например: «Василь­ев Виктор Иванович 32-45-78».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об ис­полнении, слова «в дело» и номер дела, в котором будет хра­ниться документ.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в органи­зацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядко­вый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости — часы и минуты

Требования к языку и стилю документов

Стиль изложе­ния в деловых посланиях — формально-логический. Его ос­новные признаки: нейтральность, надличностный характер из­ложения, унификация (сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению), типизация речевых средств и стандар­тизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на опреде­ленных участках текстов документов.

Документируемая информация должна излагаться предель­но ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения.

Смысловая точность письменного высказывания в значи­тельной степени обусловлена точностью словоупотребле­ния, т.е. использованием слов согласно их значениям. Сло­во в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить справку) — предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо: предоставить отпуск); проводить (осу­ществлять что-либо: проводить совещание) — производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синони­мов также может приводить к смысловым нарушениям в тек­стах документов. Так, например, слова построить (стили­стически нейтральное), возвести (стилистическая окра­ска — «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значитель­ное; высокое) различаются стилистическими окрасками, от­тенками значений и, как следствие этого, имеют разную со­четаемость. Так, например, правильно составлены словосоче­тания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть ар­ку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвиг­нуть жилой дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документа­ции профессионализмов (например, пересадка вместо транс­плантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового об­щения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство, студенты-дневники вме­сто студенты дневного обучения, безнал, безналичка вме­сто безналичный расчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, долж­ны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин яв­ляется малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых спо­собов:

• дать официальное определение термина, например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;
• уточнить, расширить содержание термина словами ней­тральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневы­ми дождями размыло пути сообщения с заводом);
• убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наи­более типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: паблисити вместо рек­лама; известность, популярность; эксклюзивный вместо ис­ключительный; апеллировать вместо обращаться.

В документах не должны употребляться слова и выраже­ния, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Сле­дует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообща­ем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт со­ставлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся сло­вом, а в случае, если есть указание меры — цифрой (не бо­лее пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записы­ваются цифрами, за исключением тех случаев, когда числи­тельное стоит в начале предложения (Сто наименований ком­пакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). По­рядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах на­ряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, харак­теризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Сокращения, используемые в текстах до­кументов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяже­нии всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
2. Нельзя сокращать слово, если оно является единствен­ным членом предложения.
3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кро­ме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (ре­ка), п. (пункт) и др.

Речевой этикет в документе

Этикет — установленный порядок поведения. Деловой эти­кет — это порядок поведения, установленный в сфере делово­го общения. В основе правил делового этикета лежит: веж­ливое, уважительное и доброжелательное отношение к дело­вому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не заде­вая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпа­дающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть само­критичным; умение использовать в споре аргументы, а не ав­торитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в фор­ме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др.

Обращение — это апелляция к личности адресата. Зада­ча обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обраще­ние нередко используется и в служебной переписке, если си­туация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное по­ложение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может ис­пользоваться независимо от перечисленных факторов, явля­ется: Уважаемый господин ...(фамилия)! Уважаемая госпо­жа ... (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и централь­ных органов государственной власти и управления, президен­там (председателям) обществ, компаний, фирм возможно об­ращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обраще­ние по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делово­го этикета требуют: если текст документа начинается с форму­лы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-лето-2000...;
Представляем на рассмотрение и утвержде­ние проект торгового комплекса...;
Напоминаем, что срок вы­полнения договора ... истекает...

Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах кон­фиденциального содержания, а также в документах, оформ­ленных на бланках должностных лиц.

Как подчеркивают специалисты в области делового этике­та, тональность деловых писем должны определять коррект­ность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового по­слания, его воздействующая сила зависят от выбранной фор­мы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и то­нальность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить кате­горичность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой воз­можность дальнейшего сотрудничества.

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.

Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Ва­шей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.

В функции этикетных средств могут выступать вводные сло­ва, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:

Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.

В мировой практике делового письма признаком хороше­го тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ ...; Позвольте выразить признательность за уча­стие в ....

По мнению специалистов, этикетные модели выражения ра­дости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшают текст делового послания, лишая его при­вычной сухости, но и создают определенную тональность вос­приятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. На­пример:

С удовольствием приглашаю Вас принять участие в...; Имею честь пригласить Вас...; Мы были бы рады видеть Вас на...

Следует исключить, однако, так называемую ложную веж­ливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные им неуместны в деловых письмах.

С помощью этикетных средств, а также средств образно­сти можно снять чрезмерную официальность, сухость посла­ния, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример ис­пользования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговор­ной речи в коммерческом информационном письме:

Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойст­во. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.

}

Подпись

Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный выбор слов и выражений.