Структура базы данных

Основные сведения о базе данных Access

База данных представляет собой набор сведений, относящихся к определенному предмету или служащих определенной цели, такой как отслеживание заказов клиентов или обработка коллекции музыкальных записей. База данных может не храниться на компьютере пользователя совсем, или же на компьютере могут храниться только части базы данных. В этих случаях имеется возможность отслеживать данные из различных источников, которые необходимо скоординировать и организовать.

Например, предположим, что номера телефонов ваших поставщиков хранятся в различных местах: в файле, содержащем номера телефонов поставщиков, в папках сведений о продуктах в картотеке и в электронной таблице, содержащей сведений о заказах. Если телефон поставщика изменится, вам придется обновлять данные три раза во всех трех местах. В хорошо организованной базе данных Access номер телефона сохраняется только один раз, поэтому обновлять сведения придется тоже только один раз. В результате при обновлении номера телефона поставщика этот номер будет автоматически обновлен везде, где он используется в базе данных.

Файлы баз данных Microsoft Access

Можно использовать Access для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать следующие элементы:

таблицы для сохранения данных; запросы для поиска и извлечения только необходимых данных; формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах; отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

1.Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

2.Данные извлекаются при помощи запроса.

3.Просмотр и ввод данных выполняется с помощью формы.

4.Отображение и печать данных осуществляется с помощью отчета.

Все эти элементы — таблицы, запросы, формы и отчеты — являются объектами базы данных.

Обратите внимание, что некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, которые хранятся в других базах данных. Например, может быть одна база данных Access, содержащая только таблицы, и другая база данных Access, содержащая ссылки на эти таблицы, а также запросы, формы и отчеты, которые основываются на таблицах, на которые указывают ссылки. В большинстве случаев не имеет значения, является ли таблица таблицей, на которую указывает ссылка, или же эта таблица фактически хранится в базе данных.

Таблица и связи

Для хранения данных создается одна таблица для каждого типа отслеживаемой информации. Типы информации могут включать сведения о клиентах, продукты и другие подробности. Чтобы собрать данные из нескольких таблиц в одном запросе, форме или отчете, необходимо задать связи между таблицами.

1.Сведения о клиентах, которые содержались в списке рассылки, теперь находятся в таблице «Клиенты».

2.Сведения о заказах, которые содержались в электронной таблице, теперь находятся в таблице «Заказы».

3.Уникальный код в поле «ИД клиента» позволяет отличить одну запись в таблице от других. Добавляя поле с уникальным кодом из одной таблицы в другую и задавая связи между двумя полями, в Access можно сопоставлять связанные записи из обеих таблиц и выводить их в форму, отчет или запрос.

Запросы

Запрос помогает находить и извлекать данные, удовлетворяющие заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц. Запрос можно также использовать для обновления или удаления нескольких записей одновременно и для выполнения предписанных или пользовательских расчетов на основе данных.

1.Таблица «Клиенты» содержит данные о клиентах.

2.Таблица «Заказы» содержит данные о заказах клиентов.

3.Этот запрос извлекает данные об ИД заказа и дате отгрузки из таблицы «Заказы» и данные о названии организации и городе из таблицы «Клиенты». Запрос возвращает только заказы, которые были отгружены в апреле и были сделаны клиентами из Москвы.

Формы

Форма используется для облегчения просмотра, ввода и изменения данных по одной строке за раз. С помощью форм можно также выполнять другие действия, такие как отправка данных в другое приложение. Обычно формы содержат элементы управления, которые связаны с базовыми полями в таблицах. Когда пользователь открывает форму, Access извлекает данные из одной или нескольких таблиц, затем данные отображаются в представлении, выбранном при создании формы. Можно создать форму, используя одну из команд группы Форма на ленте или мастер форм, а также можно создать форму самостоятельно в «Конструкторе форм».

1.В таблице одновременно отображаются многие записи, но может потребоваться воспользоваться прокруткой по горизонтали, чтобы увидеть все данные в одной записи. Кроме того, при просмотре таблицы нельзя обновлять данные из нескольких таблиц одновременно.

2.В форме внимание сосредоточено на одной записи, также могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

3.Форма может содержать кнопку, нажатием которой можно распечатать отчет, открыть другие объекты или каким-либо другим образом автоматизировать выполнение задач.

Отчёты

Отчет можно использовать, чтобы быстро проанализировать данные или представить их определенным образом на печати или в других форматах. Например, можно отправить коллеге по работе отчет, в котором данные будут сгруппированы определенным образом и подсчитаны итоговые значения. Или можно создать отчет с адресными данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

1.Отчет используется для создания почтовых наклеек. 2.Отчет используется для отображения итогов в диаграмме. 3.Отчет используется для отображения подсчитанных итогов.